Wir legen Ihnen ans Herz, die Nachricht anzupassen, die ein Mitglied erhält, wenn Sie dessen Anfrage für ein Leseexemplar ablehnen. Sie können diese Nachricht für jeden Titel individuell formulieren oder eine Standard-E-Mail für alle Titel nutzen.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Ablehnungs-E-Mails, die Sie gern nach Belieben nutzen, verändern und zusammenfügen können.
1. Spezifische Nachricht für einen Titel
Vielen Dank für Ihr Interesse an [Titel]. Leider können wir Ihre Anfrage zu diesem Zeitpunkt nicht bestätigen. Es gibt jedoch viele andere Möglichkeiten, mehr über den*die Autor*in und das Buch zu erfahren:
- [Social Media Kanal des*der Autor*in ]
- [Verlagswebseite]
- [Link zu virtueller Veranstaltung]
- [Link zu Vorbestellung]
- [etc.]
Wir hoffen, Sie werden bald wieder ein Buch bei [Verlag] anfragen. [Link zu NetGalley-Verlagsprofil]
Herzliche Grüße,
Ihr [Verlag]
2. Ablehnungs-E-Mail aufgrund unvollständiger Profil-Informationen
Vielen Dank für Ihr Interesse an [Titel]. Leider können wir Ihre Anfrage zu diesem Zeitpunkt nicht bestätigen. Ein möglicher Grund könnte sein, dass Ihr Profil nicht alle Informationen enthält, die für uns beim Beantworten der Anfragen wichtig sind. Bitte überprüfen Sie daher die folgenden Angaben, bevor Sie die nächste Anfrage an uns stellen:
Für Rezensent*innen / Journalist*innen
- Haben Sie in Ihrem Profil den Namen Ihres Blogs/Mediums angegeben?
- Enthält Ihr Profil einen direkten Link zu Ihrem Blog bzw. den Ihren Profilen auf den entsprechenden Rezensionsseiten (Lovelybooks, Amazon etc.)?
- Haben Sie Ihre Reichweite (Follower*innen/Fans/Leser*innen) in Ihrem Profil angegeben?
Auch Ihre Feedback-Rate ist für uns ein wichtiger Indikator dafür, ob wir auf Sie als zuverlässige*n Rezensent*in unserer Bücher zählen können. Die Rate sollte dafür am besten bei etwa 80% oder mehr liegen.
- Haben Sie Ihre Buchhandlung im Feld "Unternehmen" angegeben?
- Haben Sie Ihre Verkehrsnummer eingetragen?
- Enthält Ihr Profil den Namen Ihres Arbeitsortes und Informationen dazu, wie Sie mit Leseexemplaren arbeiten?
Viele Grüße,
Ihr [Verlag]
3. Ablehnungs-E-Mail für bereits archivierte Titel
Vielen Dank für Ihre Interesse an diesem Titel. Leider konnten wir Ihre Anfrage nicht rechtzeitig bestätigen. Da dieser Titel mittlerweile erschienen ist, geben wir keine (digitalen) Leseexemplare mehr frei. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten.
[Fügen Sie hier z.B. einen Link zu dem Titel auf Ihrer Verlagswebseite oder zu weiteren Titeln aus diesem Genre ein, um das Interesse des Mitglieds zu wahren und ihr/ihm die Möglichkeit zu geben, sich weiter mit Ihrem Verlag zu beschäftigen.]
5. Weitere Anregungen
Liebe*r Leser*n,
Sie haben kürzlich ein digitales Leseexemplar von [Verlag] angefragt. Leider können wir diese Anfrage aus einem oder mehreren der unten genannten Gründe nicht bestätigen. Wir würden uns freuen, wenn Sie einen Blick darauf werfen, um Ihre Chancen auf Leseexemplare in Zukunft zu erhöhen.
- Der wahrscheinlichste Grund für eine Absage ist, dass die maximale Zahl an digitalen Leseexemplaren für diesen Titel bereits erreicht ist.
- Wir lehnen einige Anfragen aufgrund von fehlenden Nutzerinformationen im NetGalley-Profil ab. Dazu gehört z.B. auch die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen (als Blogger*in können Sie als Unternehmen einfach Ihre Blog-URL angeben, gerne auch mit Verweis auf Statistiken zu Besucherzahlen & Co.). Tipps zum Ausfüllen des Profils finden Sie hier.
- Das Verhältnis von bestätigten Anfragen zu abgesendeten Rezensionen ist sehr wichtig. Wir können nur eine begrenzte Anzahl an digitalen Leseexemplaren freigeben. Daher versuchen wir Titel insbesondere den Leser*innen freizugeben, bei denen wir es für wahrscheinlich halten, dass Sie das Buch lesen und rezensieren werden. Um Ihre Feedback-Rate zu verbessern, können Sie Rezensionen für Titel, für die Sie in der Vergangenheit bestätigt wurden, verfassen und über NetGalley abschicken. Abhängig von Ihrer Mitgliedsrolle, können Rezensionen unterschiedlich aussehen: eine vollständige Rezension inkl. Links oder nur eine Notiz, dass Sie das Buch für Ihre Bibliothek oder Buchhandlung eingekauft haben.
Wir behalten uns vor, Anfragen von Fall zu Fall zu bestätigen oder abzulehnen.
Herzliche Grüße,
Ihr [Verlag]